1. Mục tiêu chính
Khóa học trang bị cho học viên bộ nguyên tắc HORENSO để chuẩn hóa quy trình giao tiếp nội bộ, từ đó nâng cao tính chủ động và hiệu quả công việc cá nhân:
Thấu hiểu Tầm quan trọng: Nhận thức rõ vai trò cốt lõi của HORENSO trong việc thúc đẩy chu trình PDCA và đảm bảo dòng chảy thông tin xuyên suốt trong tổ chức.
Chuẩn hóa Báo cáo (Hōkoku): Nắm vững quy trình 5 bước để thực hiện báo cáo công việc, kết quả, hay sự cố một cách kịp thời, rõ ràng và thuyết phục cấp trên.
Thực hành Liên lạc (Renraku): Áp dụng các nguyên tắc vàng trong giao tiếp qua nhiều kênh (trực tiếp, email, điện thoại, tin nhắn) để truyền đạt thông tin không bị sai lệch.
Rèn luyện Thảo luận (Sōdan): Biết cách chuẩn bị, tiến hành và lắng nghe chủ động trong các cuộc họp, thảo luận, và xin ý kiến để tìm ra giải pháp tối ưu.
Xây dựng Tác phong Chuyên nghiệp: Hình thành thái độ và tác phong làm việc chuyên nghiệp của người đi làm theo tiêu chuẩn Nhật Bản, gia tăng tinh thần trách nhiệm.
2. Lợi ích khi tham gia khóa học
Khóa học giúp doanh nghiệp giải quyết các vấn đề tắc nghẽn thông tin và nâng cao hiệu suất làm việc nhóm:
Tối ưu hóa Quy trình: Giúp công việc được tiến hành trôi chảy và hiệu quả hơn do thông tin được cập nhật liên tục, giảm thiểu sai sót và chi phí.
Tăng tính Chủ động và Trách nhiệm: Thúc đẩy nhân viên chủ động Báo cáo, Liên lạc và Bàn bạc, phát huy tinh thần trách nhiệm đối với nhiệm vụ được giao.
Cải thiện Quan hệ nội bộ: Xây dựng phong cách giao tiếp chuyên nghiệp, tạo sự gắn kết và tin tưởng giữa các đồng nghiệp, đặc biệt là giữa cấp trên và cấp dưới.
Nâng cao Chất lượng Quyết định: Giúp cấp quản lý có đầy đủ thông tin kịp thời và chính xác để đưa ra các quyết định xử lý vấn đề, cải tiến chất lượng nhanh chóng.
Định hình Văn hóa: Đưa HORENSO trở thành một thương hiệu văn hóa làm việc đặc trưng, tạo lợi thế cạnh tranh về tác phong làm việc trên thị trường.
3. Kết quả đầu ra sau khóa học
Sau khi hoàn tất chương trình, học viên có thể:
Phân biệt 3 Kỹ thuật: Phân biệt rõ ràng mục đích, thời điểm và cách thức thực hiện của Hōkoku, Renraku, và Sōdan trong các tình huống công việc thực tế.
Lập Báo cáo 1:1 Chuyên nghiệp: Thực hiện báo cáo theo 5 bước chuẩn và biết cách tổ chức/tham gia hiệu quả vào các phiên họp 1:1 với cấp trên.
Sử dụng Công cụ Giao tiếp: Áp dụng các nguyên tắc giao tiếp qua Email (10 nguyên tắc), điện thoại, và tin nhắn để đạt được hiệu quả cao nhất.
Tổ chức Thảo luận Hiệu quả: Chuẩn bị nội dung, đặt câu hỏi làm rõ vấn đề (đặt câu hỏi Socrates), và Lắng nghe Chủ động trong các cuộc họp nhóm.
Xin và Đưa ra Phản hồi: Biết cách chủ động xin phản hồi từ người khác để phát triển bản thân và đưa ra gợi ý/góp ý mang tính xây dựng cho đồng nghiệp.
4. Khung chương trình đào tạo
PHẦN I: Nhận thức và Tác phong Làm việc Chuyên nghiệp
| Nội dung | Chi tiết tập trung |
| A. Tác phong Người đi làm & Văn hóa Nhật Bản | Nhận thức đúng đắn về vai trò, trách nhiệm cá nhân trong tổ chức. Học hỏi tác phong làm việc, tinh thần trách nhiệm và kỷ luật từ người Nhật. |
| B. HORENSO: Nền tảng của Sự Phát triển | Khái niệm HORENSO (Hōkoku, Renraku, Sōdan) và mối quan hệ với chu trình PDCA (Plan-Do-Check-Act). Các rào cản giao tiếp phổ biến và giải pháp. |
| C. Kỹ năng Báo cáo (Hōkoku) | 5 bước viết/báo cáo công việc và kết quả một cách mạch lạc (Khi nào, cái gì, như thế nào, đề xuất). Nguyên tắc báo cáo sự cố (bad news first, ngay lập tức). |
| D. Thực hành Phiên họp 1:1 | Hướng dẫn tổ chức và tham gia phiên họp 1:1 hiệu quả giữa nhân viên và quản lý, đảm bảo mục tiêu và phản hồi được ghi nhận. |
PHẦN II: Kỹ năng Liên lạc và Bàn bạc/Thảo luận Nâng cao
| Nội dung | Chi tiết tập trung |
| A. Kỹ năng Liên lạc (Renraku) Hiệu quả | Nguyên tắc liên lạc nội bộ và đồng cấp. Sử dụng Ngôn ngữ Cơ thể và Tông giọng để giao tiếp tốt hơn. |
| B. Chuẩn hóa Giao tiếp Văn bản & Kỹ thuật số | 10 nguyên tắc giao tiếp qua Email chuyên nghiệp. 4 nguyên tắc sử dụng các công cụ cộng tác qua tin nhắn và điện thoại. |
| C. Kỹ năng Bàn bạc/Thảo luận (Sōdan) | Chuẩn bị và tổ chức cuộc họp/thảo luận đạt mục tiêu. Ứng dụng các phương pháp như Lean Coffee để bàn bạc hiệu quả. |
| D. Hỏi, Lắng nghe và Phản hồi | Kỹ năng Lắng nghe Chủ động và đặt câu hỏi làm rõ vấn đề. Chủ động xin và đưa ra phản hồi/gợi ý mang tính xây dựng để phát triển bản thân và người khác. |
5. Giảng viên
- Bùi Quang Hiếu: Giảng viên ĐH FPT / CEO HVCG Software / CEO Global AI
6. Thời gian đào tạo
Tổng thời lượng: Thường là 12 giờ (bao gồm cả thực hành áp dụng Action Plan).
Cấu trúc: 02 ngày tập trung hoặc 04 buổi học theo lịch trình linh hoạt.
7. Cam kết khóa học
Thực hành Mô phỏng: Học viên được tham gia các bài tập nhóm, thuyết trình báo cáo và thảo luận theo phương pháp HORENSO, có sự quan sát và đánh giá của giảng viên.
Công cụ Ứng dụng: Cung cấp các biểu mẫu báo cáo (Form) và tài liệu chuẩn để học viên áp dụng trực tiếp ngay sau khóa học.
Kinh nghiệm Thực chiến: Giảng viên chia sẻ các case study và kinh nghiệm trực tiếp từ môi trường làm việc tại các doanh nghiệp Nhật Bản và Việt Nam.
8. Yêu cầu chuẩn bị
Học viên cần mang theo Sổ tay và bút để ghi chép và thực hiện các bài tập viết báo cáo.
Mỗi học viên chuẩn bị một trường hợp giao tiếp/báo cáo chưa hiệu quả tại đơn vị để phân tích trong lớp.
Tinh thần ham học hỏi và sẵn sàng thay đổi tác phong làm việc theo quy chuẩn.
9. Đối tượng tham gia
Cán bộ Quản lý và Lãnh đạo cấp trung: Trưởng phòng, Quản đốc, Giám sát, Tổ trưởng/Chuyền trưởng cần chuẩn hóa quy trình giao tiếp và quản lý nhân viên.
Nhân sự chủ chốt và nhân viên: Những người thường xuyên thực hiện nhiệm vụ Báo cáo, Liên lạc và cần nâng cao tính chuyên nghiệp trong công việc hàng ngày.
Nhân sự phụ trách Chất lượng/Cải tiến: Cần áp dụng HORENSO để thúc đẩy các hoạt động cải tiến (Kaizen, 5S).
Tất cả nhân viên muốn rèn luyện tác phong làm việc chuẩn mực và tăng cường hiệu quả cộng tác.
10. Điều kiện tiên quyết
Mong muốn cải thiện và sẵn sàng tuân thủ các quy tắc giao tiếp và báo cáo mới.
Đang làm việc trong môi trường doanh nghiệp có nhu cầu tăng cường tính kỷ luật và hiệu suất.
